Keyguru boxy a hlídané parkoviště s e-vrátným v Hotelu Asas Garni přinesly klidné spaní majitelce i návštěvníkům Autodromu Most

Najít kvalifikované a spolehlivé zaměstnance na recepci byl největší problém Hotelu Asas Garni v Mostě. Majitelce po období covidu docházely síly a stála před rozhodnutím provoz hotelu buď zásadně omezit, nebo kompletně změnit tak, aby fungoval s lepším výnosem a nezávisle na fluktuaci personálu. Pomohla částečná automatizace recepce. Návštěvníci nedalekého závodního autodromu už dnes díky samoobslužným Keyguru boxům nemusí spěchat s check-inem a můžou si jízdu na okruhu užít do poslední minuty. A hosté také velmi oceňují oplocené parkoviště, jehož bránu hlídá elektronický vrátný Gatekeeper.  

Tříhvězdičkový Hotel Asas Garni leží v severní části města Most v Ústeckém kraji. Díky své výhodné poloze nedaleko největších turistických atrakcí Mostecka je oblíbeným cílem návštěvníků vyhledávajících aktivní dovolenou. Nachází se v bezprostřední blízkosti hradu Hněvín, rekreačního areálu Matylda a jezera Most, které nabízí vyžití pro turistiku, cyklistiku i vodní sporty. Je pravidelnou zastávkou milovníků koní a závodů na dostihové dráze Hipodrom a především milovníků rychlých koní pod kapotou mířících na vyhlášený automobilový okruh Autodrom Most. Hotel nabízí ubytování ve 13 dvou- až pětilůžkových pokojích kategorií Basic, Standard a Deluxe, včetně rodinného apartmá s kuchyňkou. Celková kapacita čítá 43 lůžek. Hotel cílí spíše na nenáročné cestovatele, kteří ocení ekonomicky dostupný, ale spolehlivý standard služeb a příjemnou základnu pro objevování okolí. 

Během pracovního týdne využívá ubytování také firemní klientela, o víkendu plní obsazenost hlavně účastníci Autodromu. Výjimkou nejsou ani delší týdenní nebo čtrnáctidenní turisticko-sportovní pobyty. V areálu se nachází Školicí centrum s konferenční kapacitou 50 osob. Hostům je k dispozici hlídané oplocené parkoviště. 

Účelně zařízené ubytování v Hotelu Asas Garni vyhledávají rekreační turisté, sportovci i návštěvníci blízkého Autodromu

Recenze na rezervačních portálech jako je Booking.com nebo Hotel.cz dlouhodobě kladně hodnotí bezchybný housekeeping – čistotu pokojů a veřejných prostor a také ochotu recepčního personálu. 

Marné hledání kvalifikovaných zaměstnanců po covidu a nehlídané parkování na ulici rozhodly

Hotel Asas Garni funguje bez přestávky téměř 25 let, za tuto dobu si vybudoval dobré jméno a našel stálou klientelu. Provoz procházel postupným vylepšováním, vždy ale stavěl hlavně na kvalitě osobních služeb a přístupu personálu. Recepce byla otevřená od 7 hodin ráno do 22 hodin, dokdy se hosté museli stihnout ubytovat a osobně zapsat k pobytu. Recepční měli na starost nejen check-in, ale také administrativu, rezervace a snídaně. S koncem pracovní doby recepce se z bezpečnostních důvodů uzamykal také přístup na oplocené parkoviště. Návštěvníci v této době nemohli zrealizovat ani příjezd, ani výjezd z objektu. S hosty, kteří nestihli check-in v určeném čase, řešili recepční situaci individuálně nebo předáním klíčů přes manuální schránky před hotelem. Po uzavření recepce se hosté nedostali na hotelové parkoviště a museli parkovat se svými vozy na přilehlé nezabezpečené ulici u hotelu. To vše kladlo velké nároky na čas a organizaci a nebylo pro řadu klientů vyhovující. 

Zavedené fungování změnil covid, který přinesl hlubokou personální krizi. V Asas Hotelu Garni se řada zaměstnanců recepce buď ze zdravotních nebo osobních důvodů nevrátila. Majitelka tak intenzivně hledala nový personál, což představuje zejména v Ústeckém kraji a na Mostecku těžký a dlouhodobý úkol. Tyto lokality sice patří k oblastem s nejvyšší mírou nezaměstnanosti, zaměstnavatelé ale často narážejí na nedostatek kvalifikované pracovní síly.

„Přes 2 roky jsem marně hledala lidi, na které bych se mohla spolehnout, že ráno včas otevřou hotel, budou umět s počítačem a zvládnou náročný provoz recepce. Ve výsledku jsem to táhla sama s pomocí blízké rodiny a docházely mi síly. Když jsem v prosinci 2022 onemocněla, stála jsem před rozhodnutím buď provoz hotelu na nějakou dobu částečně omezit, nebo zásadně změnit jeho fungování. Keyguru boxy pomohly, že nejsme tolik závislí na lidském faktoru, a já si uvolnila ruce,” říká majitelka hotelu, Božena Sajdlová.

Díky online check-inu už návštěvníci z Autodromu nemusí spěchat, provoz recepce se zkrátil o 2 hodiny

Bezobslužná recepce s 14 Keyguru boxy i elektronický vrátný Gatekeeper u vchodu do hotelu a u příjezdové brány oploceného parkoviště posílily hned několik slabých míst provozu.

Automatizace recepce propojila všech 13 pokojů s rezervačním systémem Previo a Keyguru boxy, do kterých mohou recepční připravit pro hosty klíče k vyzvednutí. Po online check-inu a zaplacení rezervace prostřednictvím aplikace Myalfred.cz přijde hostům do e-mailu a sms unikátní kód, se kterým si otevřou všechny přístupové dveře a vlastní box, ve kterém najdou klíče od pokoje. Ať dorazí v 10 večer nebo ve 2 hodiny ráno. To je důležité zejména pro návštěvníky Autodromu, kteří se nemusí vázat na otevírací dobu recepce a užít si jízdu na okruhu do poslední minuty. Hotel si také nechává 1 box v rezervě pro interní účely.

V Hotelu Asas Garni můžou hosté udělat online check-in i po zavírací době recepce. Klíče najdou v Keyguru boxech.

Právě pozdní příjezdy byly jedním z důvodů, proč museli zaměstnanci recepce nebo majitelka osobně zůstávat v prostorách hotelu často i po zavírací době. Fyzické schránky před hotelem na předání klíčů byly totiž pouze 3, což bylo při hromadnějších pozdních check-inem nedostatečné. Díky novým opatřením majitelka zkrátila provozní dobu recepce o 2 hodiny, do 20 hodin. Fyzickou recepci můžou k zapsání do hotelu stále využít klienti, kteří preferují osobní kontakt. 

Kódovaný vstup s Gatekeeperem a nonstop parkoviště ocenili hosté s dražšími vozy nebo technikou

Velké vylepšení do provozu přineslo propojení vstupní brány parkoviště s rezervačním systémem. Prostor pro auta je oplocen a pod dohledem kamerového systému. Dříve se z bezpečnostních důvodu přístup přes noc uzavíral. To způsobovalo problémy – hosté se nemohli vrátit do svých vozů, pokud si něco v autě zapomněli, a nově najíždějící klienti se po 22. hodině přes bránu nedostali a museli parkovat venku na ulici.

Dnes je vstup chráněn pomocí elektronického vrátného Gatekeeper – do areálu se prostřednictvím PIN kódu dostanou pouze zákazníci se zaplacenou rezervací ubytování. Větší komfort služeb a bezpečnost přivítali zejména návštěvníci s dražšími vozy, motocykly nebo měřicí technikou, kteří pravidelně využívají služeb hotelu.

Přístup na parkoviště Hotelu Asas Garni nyní hlídá elektronický vrátný propojený s rezervačním systémem

„Náklady na stavební úpravy nebyly zanedbatelné, asi 120 tisíc korun. Museli jsme zajistit fungování Wi-Fi až na parkoviště, aby Gatekeeper fungoval správně. Investice se ale jednoznačně vrátila. Přinesla hlavně klid nejen mně, ale také hostům. Nyní mám jistotu, že nikdo s uhrazeným ubytováním nebude v noci klepat na zavřený hotel a nebudou stížnosti,” vysvětluje Božena Sajdlová. 

Po prvotním technickém ladění a vychytání všech much nyní systém běží spolehlivě. Stálí hosté si novou technologii po počáteční lehké nedůvěře pochvalují, zvykli si a užívají si časovou nezávislost. Ti konzervativnější stále můžou ve stanoveném čase využít služeb, na které jsou zvyklí, a příjezdové formality i zaplacení pobytu na místě odbavit osobně na recepci. Stejně dobře také funguje Keyguru Hot linka pro hosty, kde se jim dostane podpory v případě nedostupnosti majitelů na telefonu. Tento krok přinesl výrazné vylepšení služeb Asas Hotelu Garni směrem ke klientům.

„Recepční je člověk, který pro náš hotel dělá opravdu mnoho. A proto je pro mě velkou devizou, že je intuitivní a automatický, takže se jej i starší starší kolegyně z recepce naučila bez problémů ovládat. Zjistila, že to není přítěž, ale i pomocník, který ji udržuje v mentální kondici. Cítí se dobře a ještě potřebná a já neriskuji, že mi jenom kvůli složité technologii někdo odejde,” dodává majitelka hotelu. 

Online evidence vstupů funguje i jako účinný docházkový systém. Vše je přehledně v mobilu 

Automatizace recepce a elektronicky ovládané vstupy na parkoviště a do hotelu mají ještě jeden neočekávaný přínos. Díky tomu, že přístupy skrze kódy lze kontrolovat online v systému Previo, slouží také jako spolehlivý záznam evidence zaměstnanecké docházky a pracovní doby. Majitelka tak přesně vidí, zda byl hotel ráno otevřen včas pro hosty a nebyl zavřen dříve, než je stanoveno. 

Nejen pro hosty. Kontrola vstupů přes vygenerované PINy u dveří najde uplatnění i pro evidenci příchodů zaměstnanců 

Systém může v případě potřeby efektivně fungovat i pro nastavení servisních přístupových kódů pro poštu, odvoz odpadu nebo zásobování. 

Zaujalo vás řešení automatizace recepce a vstupu v Hotelu Asas Garni Most? Rádi byste svým hostům nabídli něco navíc a posílili hotel po provozní stránce?