Keyguru boxy a hlídané parkoviště s e-vrátným v Hotelu Asas Garni přinesly klidné spaní majitelce i návštěvníkům Autodromu Most

Najít kvalifikované a spolehlivé zaměstnance na recepci byl největší problém Hotelu Asas Garni v Mostě. Majitelce po období covidu docházely síly a stála před rozhodnutím provoz hotelu buď zásadně omezit, nebo kompletně změnit tak, aby fungoval s lepším výnosem a nezávisle na fluktuaci personálu. Pomohla částečná automatizace recepce. Návštěvníci nedalekého závodního autodromu už dnes díky samoobslužným Keyguru boxům nemusí spěchat s check-inem a můžou si jízdu na okruhu užít do poslední minuty. A hosté také velmi oceňují oplocené parkoviště, jehož bránu hlídá elektronický vrátný Gatekeeper.  

Tříhvězdičkový Hotel Asas Garni leží v severní části města Most v Ústeckém kraji. Díky své výhodné poloze nedaleko největších turistických atrakcí Mostecka je oblíbeným cílem návštěvníků vyhledávajících aktivní dovolenou. Nachází se v bezprostřední blízkosti hradu Hněvín, rekreačního areálu Matylda a jezera Most, které nabízí vyžití pro turistiku, cyklistiku i vodní sporty. Je pravidelnou zastávkou milovníků koní a závodů na dostihové dráze Hipodrom a především milovníků rychlých koní pod kapotou mířících na vyhlášený automobilový okruh Autodrom Most. Hotel nabízí ubytování ve 13 dvou- až pětilůžkových pokojích kategorií Basic, Standard a Deluxe, včetně rodinného apartmá s kuchyňkou. Celková kapacita čítá 43 lůžek. Hotel cílí spíše na nenáročné cestovatele, kteří ocení ekonomicky dostupný, ale spolehlivý standard služeb a příjemnou základnu pro objevování okolí. 

Během pracovního týdne využívá ubytování také firemní klientela, o víkendu plní obsazenost hlavně účastníci Autodromu. Výjimkou nejsou ani delší týdenní nebo čtrnáctidenní turisticko-sportovní pobyty. V areálu se nachází Školicí centrum s konferenční kapacitou 50 osob. Hostům je k dispozici hlídané oplocené parkoviště. 

Účelně zařízené ubytování v Hotelu Asas Garni vyhledávají rekreační turisté, sportovci i návštěvníci blízkého Autodromu

Recenze na rezervačních portálech jako je Booking.com nebo Hotel.cz dlouhodobě kladně hodnotí bezchybný housekeeping – čistotu pokojů a veřejných prostor a také ochotu recepčního personálu. 

Marné hledání kvalifikovaných zaměstnanců po covidu a nehlídané parkování na ulici rozhodly

Hotel Asas Garni funguje bez přestávky téměř 25 let, za tuto dobu si vybudoval dobré jméno a našel stálou klientelu. Provoz procházel postupným vylepšováním, vždy ale stavěl hlavně na kvalitě osobních služeb a přístupu personálu. Recepce byla otevřená od 7 hodin ráno do 22 hodin, dokdy se hosté museli stihnout ubytovat a osobně zapsat k pobytu. Recepční měli na starost nejen check-in, ale také administrativu, rezervace a snídaně. S koncem pracovní doby recepce se z bezpečnostních důvodů uzamykal také přístup na oplocené parkoviště. Návštěvníci v této době nemohli zrealizovat ani příjezd, ani výjezd z objektu. S hosty, kteří nestihli check-in v určeném čase, řešili recepční situaci individuálně nebo předáním klíčů přes manuální schránky před hotelem. Po uzavření recepce se hosté nedostali na hotelové parkoviště a museli parkovat se svými vozy na přilehlé nezabezpečené ulici u hotelu. To vše kladlo velké nároky na čas a organizaci a nebylo pro řadu klientů vyhovující. 

Zavedené fungování změnil covid, který přinesl hlubokou personální krizi. V Asas Hotelu Garni se řada zaměstnanců recepce buď ze zdravotních nebo osobních důvodů nevrátila. Majitelka tak intenzivně hledala nový personál, což představuje zejména v Ústeckém kraji a na Mostecku těžký a dlouhodobý úkol. Tyto lokality sice patří k oblastem s nejvyšší mírou nezaměstnanosti, zaměstnavatelé ale často narážejí na nedostatek kvalifikované pracovní síly.

„Přes 2 roky jsem marně hledala lidi, na které bych se mohla spolehnout, že ráno včas otevřou hotel, budou umět s počítačem a zvládnou náročný provoz recepce. Ve výsledku jsem to táhla sama s pomocí blízké rodiny a docházely mi síly. Když jsem v prosinci 2022 onemocněla, stála jsem před rozhodnutím buď provoz hotelu na nějakou dobu částečně omezit, nebo zásadně změnit jeho fungování. Keyguru boxy pomohly, že nejsme tolik závislí na lidském faktoru, a já si uvolnila ruce,” říká majitelka hotelu, Božena Sajdlová.

Díky online check-inu už návštěvníci z Autodromu nemusí spěchat, provoz recepce se zkrátil o 2 hodiny

Bezobslužná recepce s 14 Keyguru boxy i elektronický vrátný Gatekeeper u vchodu do hotelu a u příjezdové brány oploceného parkoviště posílily hned několik slabých míst provozu.

Automatizace recepce propojila všech 13 pokojů s rezervačním systémem Previo a Keyguru boxy, do kterých mohou recepční připravit pro hosty klíče k vyzvednutí. Po online check-inu a zaplacení rezervace prostřednictvím aplikace Myalfred.cz přijde hostům do e-mailu a sms unikátní kód, se kterým si otevřou všechny přístupové dveře a vlastní box, ve kterém najdou klíče od pokoje. Ať dorazí v 10 večer nebo ve 2 hodiny ráno. To je důležité zejména pro návštěvníky Autodromu, kteří se nemusí vázat na otevírací dobu recepce a užít si jízdu na okruhu do poslední minuty. Hotel si také nechává 1 box v rezervě pro interní účely.

V Hotelu Asas Garni můžou hosté udělat online check-in i po zavírací době recepce. Klíče najdou v Keyguru boxech.

Právě pozdní příjezdy byly jedním z důvodů, proč museli zaměstnanci recepce nebo majitelka osobně zůstávat v prostorách hotelu často i po zavírací době. Fyzické schránky před hotelem na předání klíčů byly totiž pouze 3, což bylo při hromadnějších pozdních check-inem nedostatečné. Díky novým opatřením majitelka zkrátila provozní dobu recepce o 2 hodiny, do 20 hodin. Fyzickou recepci můžou k zapsání do hotelu stále využít klienti, kteří preferují osobní kontakt. 

Kolik stojí Keyguru box

Jak probíhá instalace? Kdy můžu celé řešení mít, zvládnu to napojit na náš rezervační systém?

Zjistit to hned

Kódovaný vstup s Gatekeeperem a nonstop parkoviště ocenili hosté s dražšími vozy nebo technikou

Velké vylepšení do provozu přineslo propojení vstupní brány parkoviště s rezervačním systémem. Prostor pro auta je oplocen a pod dohledem kamerového systému. Dříve se z bezpečnostních důvodu přístup přes noc uzavíral. To způsobovalo problémy – hosté se nemohli vrátit do svých vozů, pokud si něco v autě zapomněli, a nově najíždějící klienti se po 22. hodině přes bránu nedostali a museli parkovat venku na ulici.

Dnes je vstup chráněn pomocí elektronického vrátného Gatekeeper – do areálu se prostřednictvím PIN kódu dostanou pouze zákazníci se zaplacenou rezervací ubytování. Větší komfort služeb a bezpečnost přivítali zejména návštěvníci s dražšími vozy, motocykly nebo měřicí technikou, kteří pravidelně využívají služeb hotelu.

Přístup na parkoviště Hotelu Asas Garni nyní hlídá elektronický vrátný propojený s rezervačním systémem

„Náklady na stavební úpravy nebyly zanedbatelné, asi 120 tisíc korun. Museli jsme zajistit fungování Wi-Fi až na parkoviště, aby Gatekeeper fungoval správně. Investice se ale jednoznačně vrátila. Přinesla hlavně klid nejen mně, ale také hostům. Nyní mám jistotu, že nikdo s uhrazeným ubytováním nebude v noci klepat na zavřený hotel a nebudou stížnosti,” vysvětluje Božena Sajdlová. 

Po prvotním technickém ladění a vychytání všech much nyní systém běží spolehlivě. Stálí hosté si novou technologii po počáteční lehké nedůvěře pochvalují, zvykli si a užívají si časovou nezávislost. Ti konzervativnější stále můžou ve stanoveném čase využít služeb, na které jsou zvyklí, a příjezdové formality i zaplacení pobytu na místě odbavit osobně na recepci. Stejně dobře také funguje Keyguru Hot linka pro hosty, kde se jim dostane podpory v případě nedostupnosti majitelů na telefonu. Tento krok přinesl výrazné vylepšení služeb Asas Hotelu Garni směrem ke klientům.

„Recepční je člověk, který pro náš hotel dělá opravdu mnoho. A proto je pro mě velkou devizou, že je intuitivní a automatický, takže se jej i starší starší kolegyně z recepce naučila bez problémů ovládat. Zjistila, že to není přítěž, ale i pomocník, který ji udržuje v mentální kondici. Cítí se dobře a ještě potřebná a já neriskuji, že mi jenom kvůli složité technologii někdo odejde,” dodává majitelka hotelu. 

Online evidence vstupů funguje i jako účinný docházkový systém. Vše je přehledně v mobilu 

Automatizace recepce a elektronicky ovládané vstupy na parkoviště a do hotelu mají ještě jeden neočekávaný přínos. Díky tomu, že přístupy skrze kódy lze kontrolovat online v systému Previo, slouží také jako spolehlivý záznam evidence zaměstnanecké docházky a pracovní doby. Majitelka tak přesně vidí, zda byl hotel ráno otevřen včas pro hosty a nebyl zavřen dříve, než je stanoveno. 

Nejen pro hosty. Kontrola vstupů přes vygenerované PINy u dveří najde uplatnění i pro evidenci příchodů zaměstnanců 

Systém může v případě potřeby efektivně fungovat i pro nastavení servisních přístupových kódů pro poštu, odvoz odpadu nebo zásobování. 

Zaujalo vás řešení automatizace recepce a vstupu v Hotelu Asas Garni Most? Rádi byste svým hostům nabídli něco navíc a posílili hotel po provozní stránce?

Zaujalo vás řešení bezobslužné recepce?

Rádi byste svým hostům nabídli něco navíc a ušetřili náklady na fyzickou recepci tam, kde se to nevyplatí?

Chci vědět víc