V rodinném hotelu Fortna suploval personál restaurace práci recepce. Bezobslužný check-in s Keyguru boxy vše vyřešil a zeštíhlil náklady 

Malý rodinný hotel Fortna v centru Chrudimi řešil dilema. Chod recepce a check-in hostů zajišťovaly servírky z hotelové restaurace. To působilo problémy během obědové a večerní špičky, zahlcovalo personál a přinášelo menší komfort služeb pro hosty. Když byli majitelé z provozních důvodů v roce 2023 nuceni restauraci zavřít, zvažovali, co dál. Mzdové náklady na samostatnou recepční byly vysoké a pozice by nebyla zcela vytížená. Technické řešení s generovanými PINy zase bylo pro mnohé konzervativní hosty příliš přetechnizované. Užitečným kompromisem bylo zavedení bezobslužné recepce s Keyguru boxy, díky kterým se příchozí mohou ubytovat kdykoliv, i pozdě večer, a dostanou hotelovou kartu, na kterou jsou zvyklí.

Komorní butikový hotel Fortna leží v samém srdci Chrudimi, několik desítek metrů od hlavního náměstí a veškerého městského ruchu i služeb, které tohle východočeské město nabízí. Stylové ubytování je umístěno v cenné historické budově ze 16. století a samotný název „fortna“ připomíná, že objekt byl součástí nižších obranných hradeb města. Hostům je k dispozici ubytování v 13 pokojích s dobovým charakterem včetně zajímavostí v podobě apartmánu s ložnicí v podkrovní věži nebo pokojem Deluxe s vysokými stropy a vestavěným dřevěným spacím patrem. Díky výhodné centrální lokalitě a bezplatnému parkování je oblíbenou destinací zejména pro byznysovou klientelu, která ubytování pravidelně využívá v rámci svých kratších služebních cest. Manažeři a tzv. korporáti zajišťují převážnou část obsazenosti hotelu během pracovního týdne.

Hotel Fortna nabízí zajímavý dobový design i moderní technologické zázemí

Obchodní cestující jsou náročná cílová skupina, která vyžaduje patřičný komfort a kvalitu služeb. I přes to, že se hotel Fortna nachází v historických prostorech, které mnohdy limitují stavební možnosti jednotlivých pokojů, podařilo se majitelům skloubit stylový charakter zařízení a moderní technické zázemí čtyřhvězdičkového standardu. Recenze na OTA rezervačních portálech – jako je Booking, Expedia a další, vyzdvihují kromě polohy hotelu zejména ochotu personálu, kvalitu stravování a právě účelné a technicky funkční zázemí pro služební cesty.

Kombinovaná funkce recepce a personálu restaurace měla své limity

Rodinný hotel s několika pokoji disponuje pouze omezeným množstvím zaměstnanců a je běžnou praxí, že využívá kumulované pozice. V hotelu Fortna se přijíždějícím hostům při check-inu věnovaly zaškolené servírky hotelové restaurace, které zajišťovaly zapsání klientů do rezervačního systému a předání hotelových karet od pokoje. V době největší vytíženosti, tedy v době snídaní, večeří nebo během akcí to způsobovalo buď fronty na recepci nebo zpoždění obsluhy během servisu, což nebylo ideální. K zásadnímu zlomu došlo, když se management rozhodl v lednu 2023 zavřít celodenní provoz restaurace a bylo potřeba najít řešení příjezdů.

Keyguru box nahradil recepci bez omezení komfortu hostů.

„Zavřít po dvanácti letech restauraci bylo velmi složité osobní i manažerské rozhodnutí. Po nesnadném období během covidu a kvůli rostoucí inflaci ale bylo stále obtížnější udržet provoz restaurace v černých číslech v kvalitě, kterou jsme hostům chtěli poskytovat. U vyřešení chodu recepce pro nás byl zásadním kritériem komfort hostů, který jsme nechtěli nijak ohrozit. A samozřejmě rozumné náklady a efektivita provozu. Varianta bezobslužné recepce s Keyguru boxy zaškrtla obě kolonky,“ vysvětluje Bc. Marie Hlinková MBA, spolumajitelka hotelu Fortna.

Ve hře bylo i řešení s generováním jednotlivých PIN kódů na vstup do budovy i do pokoje, na které měl hotel již k dispozici instalované technologie. Praxe ale ukázala, že systém je pro řadu hostů příliš technický, komplikovaný a konzervativní klientela preferuje klasické hotelové karty, na které jsou při cestování zvyklí.

Instalace boxů si vyžádala na straně hotelu posilnění Wi-Fi signálu a zajištění drobných elektrikářských prací. Z bezpečnostních důvodů také management přidal kamerový systém u boxů. Ve spolupráci s Keyguru hotel zajistil proškolení personálu a upravil komunikaci směrem k hostům.

Ekonomické i prozákaznické: 24/7 telefonická SOS podpora pro hosty a recepce jen 2 hodiny denně

Samotná integrace s hotelovým systémem Better Hotel proběhla bez problémů, díky automatizaci se PIN kódy generují v den příjezdu klientům do e-mailu a personál jen připraví hotelové karty do příslušných přihrádek podle nájezdů hostů. Recepce je otevřena pouze během snídaní v době od 7:30 do 9:30 pro osobní komunikaci s hosty a nákup dodatečných služeb. Jako podpora ubytovaným funguje non stop pracovník hotelu na telefonu pro případné řešení nenadálých situací a problémů. Kromě rezervací, které se mění, využívá hotel v boxu také jednu „univerzální“ stálou přihrádku vyhrazenou pro zaměstnance konkrétní firmy, kteří ubytování využívají opakovaně.

„Bez dobrého technického řešení bychom nemohli vůbec přistoupit na provoz hotelu bez restaurace, Keyguru nám vyřešil základní fungování. Pro malé hotely je držení nepřetržité 24hodinové recepce nákladově neudržitelné. Po menším technickém zádrhelu při instalaci se vše hladce rozběhlo. Oceňuji také spolehlivý zákaznický servis,“ říká Marie Hlinková.

Samoobslužný check-in nyní využívá kolem 95 % hostů, v ojedinělých případech skupinových rezervací vyzvedává přístupové karty osobně například asistentka firmy.

Samoobslužná recepce je nový standard moderního cestování, 90 % hostů vítá flexibilitu

„Obecně jsme se obávali reakce hostů, ale mile nás překvapilo, že většina s tím neměla problém. Naopak, byli rádi, že se nemusí vázat na otevírací dobu recepce, a změny ocenili. Ovládání je intuitivní a klienti již berou samoobslužný check-in jako standard, na který jsou během cestování zvyklí. Samozřejmě se najdou i ti, kterým chybí osobní kontakt, tam se ho snažíme vynahradit příjemným servisem během snídaní,“ hodnotí Marie Hlinková.

Zaujalo vás řešení automatizace recepce v hotelu Fortna? Rádi byste svým hostům nabídli něco navíc a ušetřili náklady na fyzickou recepci tam, kde se to nevyplatí?