Keyguru case study: Samoobslužná recepce vyřešila Penzionu Palouček pozdní check-iny
Kdo si vezme přesčas a bude čekat na hosta, který má zpoždění? Tuto otázku řešili v Penzionu Palouček Praha několikrát do měsíce. Ale platit nočního recepčního kvůli pár pozdním příjezdům bylo zbytečné. Díky Keyguru boxu tento problém vyřešili za zlomek nákladů. A další přínos? Penzion teď nemusí odmítat hosty, kteří požadují noční check-in. Samoobslužná recepce totiž funguje nonstop.
Penzion Palouček – rodinné ubytování na Praze 4
Moderní penzion s příjemnou a domácí atmosférou se nachází na Praze 4, nedaleko Vyšehradu. Penzion Palouček nabízí studia a apartmány s kuchyňkou, které se hodí pro krátkodobé i dlouhodobé pobyty. Hosté se sem rádi vrací, a tak velkou část klientely tvoří pravidelní návštěvníci.
Během pandemie se však naplno ukázala jedna slabina penzionu – pozdní příjezdy.
Recepce jen do 20 hod. = problém s pozdními příjezdy
Recepce v penzionu dříve fungovala pouze do 20 hodin. Na hosty, kteří se chtěli ubytovat později nebo se zdrželi cestou, museli čekat recepční. Ti jsou ale mimopražští, a proto často musela převzít směnu manažerka penzionu. Noční check-iny tak vyžadovaly spoustu plánování, přesčasů a někdy i odmítnutí rezervací.
Situaci ještě zkomplikovala pandemie covidu – pokud někdo onemocněl, nezvládal penzion vykrýt ani standardní směny, natož pozdní příjezdy.
Palouček se rozhodl pro samoobslužnou recepci
Jak vyřešit problém s personálem a zároveň nabídnout hostům lepší služby? Penzion Palouček se obrátil na Keyguru a společně jsme spustili bezobslužnou recepci, včetně GateKeeperu – automatického vrátného u vstupní brány. Navíc jsme vše propojili se systémem Previo, který v penzionu používají pro správu rezervací
GateKeeper hlídá u vstupní brány, aby se do penzionu dostal jen ten, kdo má přístupový kód.
Manažerka Kateřina Nováková si pochvaluje, že má teď penzion možnost nočního check-inu, který hosté zvládnou zcela samostatně. Samoobslužná recepce s Keyguru boxem se osvědčila i v situaci, kdy všichni zaměstnanci onemocněli. „Když jsme tady všichni měli covid, tak se to zvládlo. To nám hodně pomohlo, že se udělali self check-iny a nemusel tady nikdo být.“
Keyguru box umožní hostům check-in 24/7 bez přítomnosti recepčního. Zjistěte, jak pomůže nonstop bezobslužná recepce i vám.
Jak probíhala instalace Keyguru boxu a Gatekeeperu
Při instalaci Keyguru boxu nás čekala výzva – box vyžaduje připojení do elektřiny a na recepci bohužel nebyla k dispozici. Po dohodě s penzionem jsme nakonec zvolili instalaci před hlavními vchodovými dveřmi, hned vedle zvonků.
Tady je Keyguru box pod střechou, chráněn před deštěm a sněhem. To je jediný požadavek pro jeho bezproblémové fungování ve venkovním prostředí, jinak si poradí s teplotami od -10 °C až do 40 °C.
Instalovali jsme Keyguru box s pěti přihrádkami, který pro současné potřeby penzionu bohatě stačí – kvůli pandemii je většina pobytů dlouhodobá a příjezdů není tolik. Do budoucna není problém vyměnit box za větší.
Kromě Keyguru boxu jsme instalovali ještě GateKeeper u vchodové brány. I přes původně chybějící zdroj elektřiny jsme našli funkční řešení i tady a Penzion Palouček si zachoval zamčený vstup na pozemek. Pro hosty není vstup přes automatického vrátného žádná komplikace navíc – přístupový kód je stejný jako do boxu.
Jak probíhá check-in se samoobslužnou recepcí?
Ubytování v Penzionu Palouček pomocí samoobslužné recepce s Keyguru boxem je velmi jednoduché a uživatelsky přívětivé. Host to zvládne ve čtyřech krocích:
- Host obdrží přístupový kód do e-mailu a SMS.
- Nejprve zadá kód na displeji GateKeeperu a otevře si hlavní bránu.
- U vchodových dveří naťuká kód na displeji Keyguru boxu a z něj si vezme čip k pokoji.
- Pomocí čipu si host otevře hlavní vchodové dveře do penzionu i dveře od svého pokoje.
Po půl roce používání bezobslužné recepce někteří hosté penzionu dokonce sami vyžadují samostatný check-in s Keyguru boxem. „Najdou se hosté, kteří už vyloženě chtějí mít klíč v boxu, protože nevědí, v kolik hodin přijedou.“
Penzion Palouček už nepřichází o rezervace
Hlavní přínos samoobslužného ubytování s Keyguru boxem? Pro Palouček rozhodně vyřešení pozdních příjezdů. Manažerka dále zdůrazňuje, že penzion má nově možnost nočního check-inu, a díky tomu už nepřichází o rezervace. „Hosté se třeba ptají, přilítá mi letadlo o půlnoci, můžete mě ubytovat? A kdybychom mu řekli bohužel ne, tak bychom o tu rezervaci přišli.“
Řešíte podobný problém jako Penzion Palouček? Nebo vám jde primárně o úsporu mzdových nákladů? Zjistěte, v čem všem vám Keyguru box pomůže.
