Hotel Týnec dal přednost Keyguru boxu místo kódových zámků a ušetřil tak stovky tisíc korun

Mimo sezónu se počet hostů v Hotelu Týnec snižuje, a proto recepce zavírá už v 16 hodin. Z toho důvodu v hotelu hledali řešení, jak ubytovat hosty mimo provozní dobu recepce. Nabízelo se instalovat kódové zámky na dveře pokojů, ale to by znamenalo investici v řádech statisíců. Nakonec se management rozhodl pro automatizovanou recepci s Keyguru boxem, která ve srovnání s kódovými zámky vyjde na zlomek nákladů.

Hotel, kulturní centrum a hrad – to vše patří k provozu Hotelu Týnec. Kromě toho tu pod jednou střechou najdete knihovnu, informační centrum a kavárnu.

V letní sezóně do hotelu přijíždí turisté, zejména rodiny s dětmi, kteří navštěvují Týnec nad Sázavou. Mimo sezónu převažuje firemní klientela. Prostory hotelu jsou oblíbené i pro pořádání svateb a teambuildingů – k budově přiléhá kulturní centrum se sálem pro 400 osob a malými salonky s kapacitou 40 osob.

V zimní sezóně se zkracuje provoz recepce

Během léta recepce poskytuje služby nejen hotelovým hostům, ale prostor slouží zároveň jako informační centrum a malá kavárna s venkovním posezením. Recepční tak mají napilno – starají se o ubytování hostů, stejně jako o informační služby a prodej upomínkových předmětů. Recepce je v provozu každý den do 18 hodin, a to i během víkendů.

Nicméně mimo sezónu – od října do února – zůstávaly recepční nevyužité. Hostů nepřijíždí tolik, 13 pokojů není zdaleka obsazeno. Proto během zimních měsíců Hotel Týnec omezuje provozní dobu. To s sebou však neslo komplikaci s pozdními příjezdy – hosté se museli ubytovat nejpozději do 16 hodin.

Pozdní příjezdy se vyřešily pomocí bezobslužné recepce

Aby Hotel Týnec vyhověl potřebám hostů i mimo sezónu, rozhodl se pro automatizaci recepce s Keyguru boxem. Díky propojení na rezervační systém Better Hotel tak nabízí samoobslužné ubytování, a to 24 hodin denně.

Provozní hotelu Václav Pošmurný popisuje, že v zimních měsících se hosté ubytovávají pomocí samoobslužného Keyguru boxu v 60–70 % případů. V hlavní sezóně ho využívají asi v 5 % check-inů. „Je to dobré i pro ty klienty, jejichž příjezdy se opakují, jezdí sem častěji. Pro ty je to zajímavé, už to mají naučené,“ dodává Pošmourný.

Každému pokoji je přiřazena jedna přihrádka boxu

Hotel Týnec využívá systém bezobslužné recepce, kdy je každému pokoji přiřazena jedna přihrádka boxu. Po zaplacení ubytování obdrží hosté kód k boxu a mají k němu přístup po celou dobu pobytu. Využívají ho například pro uschování klíčů, když se vydají na průzkum města. Klíč je bezpečně uložen v boxu, a tak nemusí mít strach, že ho ztratí. 

Navíc tento systém umožňuje vysokou míru automatizace recepce – klíč je uložen stále ve stejné přihrádce boxu. Při rezervaci pokoje host obdrží výzvu k online check-inu. Po uhrazení platby dostane i kód k otevření boxu. Může rovnou přijet a klíče si vyzvednout, v jakoukoliv denní i noční hodinu.

Keyguru recepce je jednodušší a levnější než kódové zámky

Keyguru box v Hotelu Týnec slouží nejen k automatizovanému check-inu, ale zároveň si v něm hosté ukládají klíče v průběhu pobytu. Stejný kód pak slouží k otevření hlavních dveří hotelu.

Ale proč vlastně ukládat klíče do elektronického boxu a raději nevyužít rovnou kódové zámky? Přesně to management hotelu zvažoval. Kvůli vysokým nákladům však dal přednost Keyguru boxu. „Došli jsme k tomu, že je pro nás jednodušší a levnější pustit se do boxového systému,“ vysvětluje Václav Pošmourný.

Výhodou Keyguru boxu jsou měsíční platby

Ve dvou třetinách roku totiž elektronický systém nebude tolik využívaný. Investice do předělávání dveří na kódové zámky by pro Hotel Týnec znamenala náklady v řádech stovek tisíc korun. Proto to nakonec u managementu vyhrál Keyguru box a automatizace recepce díky propojení boxu na rezervační systém Better Hotel.

Vedení hotelu si pochvaluje také měsíční platby za provoz Keyguru boxu. Náklady na instalaci jsou minimální, poté se za provoz boxu platí měsíční licence.

„Náklady se pokryjou tím, že tady nemusí být recepční,“ popisuje Pošmourný. To se hotelu hodí především v zimě, kdy bylo zbytečné platit recepční, aby na jednoho hosta čekala 5 hodin.

Pro hotel je tak mnohem výhodnější zkrátit provozní dobu. Odpolední, večerní a noční check-in zvládne Keyguru box.