Přístupové systémy pro hotely: Jaké jsou možnosti a podle čeho vybírat

Možností, jak hostům zajistit rychlý check-in a vstup do hotelu, je dnes několik. Liší se technologií i finanční a časovou náročností. Žádné řešení není obecně nejlepší, vždy záleží na potřebách managementu i hostů. Jaké máte možnosti a podle čeho vybrat na míru řešíme v dnešním článku.

Správně zvolený přístup do hotelu šetří čas i peníze

Finanční situaci hotelů ohrožují vysoké ceny energií a nedostatek personálu. Hosté jsou čím dál náročnější. Podnikům dýchá na paty trend digitalizace, který vyžaduje investice a často rozsáhlé změny. Jak si s těmito faktory poradit v rámci přístupu do hotelu?

Nabízí se jednoduchá mechanická řešení i čipové přístupové systémy na bázi RFID. Nabídka je široká a pokrývá veškeré potřeby i cenová rozpětí.

Pro přehlednost ji rozdělíme na řešení stojící čistě na lidech, poloautomatická a plně bezobslužná.

Poctivá recepční je nad zlato, ale těžko se hledá

Fyzická recepce je roky osvědčená strategie. Rezervaci vyřídí buď online nebo po telefonu, následně hosty ubytuje, opečovává a nakonec odhlásí. Vše ví z první ruky, pochopí i neočekávané výjimky. Celému hotelu dodává příjemnou lidskou tvář.

Ale ne vždy je to takhle dokonalé. Mít nonstop recepci se často nevyplatí. Komplikuje se i samotný nábor. O pozici recepční není velký zájem, a proto hoteliéři musí lákat na extra výhody a prémiové platy.

Když už někoho najdete, tak stále není vyhráno. Vychovat si skutečně kvalitní personál chce čas. Celý proces je navíc náchylný na lidské chyby i rozmary, jedna špatná nálada může dramaticky poškodit pověst i zajetého podniku.

Klady lidské recepce jsou i jejím největším záporem. Jedině člověk pomůže v neočekávaných situacích, ale také přitom často chybuje.

Poloautomatická řešení jsou dobrou střední cestou

Poloautomatická řešení mají v oblibě apartmány a Airbnb, které zajišťují krátkodobé pobyty bez dodatečných služeb. Využít je mohou i menší hotely.

Z dostupných technologií jsou nejoblíbenější boxy s mechanickým zámkem. Otevírají se jako zámek na kolo, pomocí otočných číselníků. Ubytování v nich většinou zanechají klíče, nebo kartu a přístupový kód sdělí klientovi. Ten si vše sám vyzvedne, bez časového presu a omezení. Při odchodu klíče/kartu zase vrátí.

I když toto řešení zvládne nahradit recepci a výrazně ušetřit provozní náklady, má také mnoho nevýhod. 

Komunikace s klienty je stále závislá na člověku, zabírá čas a otevírá prostor pro chyby. Kódy zámků musí majitel pravidelně ručně měnit. Pokud zapomene nebo kombinaci upravuje jednou za čas, riskuje bezpečnostní problémy. Kód může kdokoliv sdílet na internetu a umožnit tak přístup i neautorizovaným osobám.

Poloautomatická řešení jsou sice levná, ale ohledně bezpečnosti a praktičnosti moc nepřevyšují zámky na kolo.

Automatické elektronické přístupové systémy ušetří statisíce v personálních nákladech

Díky nejnovějším technologiím zvládnete hotel provozovat i zcela bezkontaktně a automaticky. Recepční nahradí software, klíče zase praktické čipy a karty, fungující na bázi RFID, nebo rovnou chytré zámky.

Plně automatizovanou recepcí hotely ušetří statisíce v provozních nákladech a nemusí řešit personál. V tomto režimu fungují například apartmány White Swan v Praze. Potěší i přívětivé uživatelské rozhraní, které snadno pochopí klient i vedení.

Základem automatizace jsou hotelové systémy. Díky nim na jediné platformě sledujete údaje o hostech, rezervacích, volných místech, tržbách a administrativě. Některé softwary umožňují i automatickou komunikaci s klienty, která se hodí hlavně při zasílání přístupových kódů nebo instrukcí k ubytování.

Chytré zámky nabízí maximální pohodlí, ale prodraží se

Jednou z možností, jak plně automatizovat přístup do hotelu a pokojů, jsou chytré zámky. Ty fungují na různých principech. Některé modely vyžadují naťukání číselného kódu na displeji. Jiné se otevřou po přiložení čipu nebo chytrého telefonu. Existují i varianty, které fungují na otisk prstu nebo rozpoznávání obličeje.

Chytré zámky představují velmi pohodlnou variantu pro hosty, obzvlášť když nevyžadují žádný čip ani kartu. Hostům se vygeneruje číselný kód pro vstup a odešle se jim na e-mail nebo telefon. Případně si nainstalují aplikaci a dveře otevřou jednoduše přiložením telefonu. Velkou nevýhodou smart locků jsou však vysoké náklady, protože hotel musí vyměnit kliky u všech pokojů. I pro malý hotel o deseti pokojích to znamená náklady v řádech stovek tisíc korun.

Chytré zámky bez číselného displeje mohou být problematické pro starší generaci.

Automatický box nevyžaduje výměnu jednotlivých zámků

Velmi praktické jsou vylepšené moderní boxy na uložení klíčů. Oproti těm poloautomatickým jsou plně integrovatelné s hotelovými systémy a ovladatelné na dálku. Díky tomu majitel okamžitě změní přístupový kód a vyřeší tak jakékoliv obavy o bezpečnost. Příkladem na českém trhu je Keyguru box.

Oproti chytrým zámkům se jedná o ekonomické řešení. Hotel nemusí vyměňovat všechny zámky – jedním boxem se automatizuje vstup do všech pokojů. Do přihrádek boxu se vejdou všechny běžné klíče i karty. Navíc za Keyguru box se platí měsíční licence. Díky tomu se náklady pokrývají průběžně. Toho si cení například v Hotelu Týnec, kde zvažovali instalaci kódových zámků na dveře, ale nakonec dali přednost levnějšímu Keyguru boxu.

Takhle vypadá Keyguru box v praxi.

Kombinujte různé typy přístupových systémů

Automatizace přístupových systémů je krásná v tom, že můžete používat různá řešení a zároveň je všechna napojit na hotelový systém. Pokud hledáte ekonomické řešení pro plně automatizovaný přístup do hotelu, můžete na hlavní vchod instalovat elektronický zámek na číselný kód GateKeeper. A pro předání klíčů nebo karet od pokojů využít Keyguru box. 

Tímto způsobem funguje třeba Penzion Palouček, kde přístupové systémy Keyguru integrované na PMS Previo nahrazují noční recepční.

Je lepší přístup do hotelu plně automatizovat, nebo kombinovat s recepcí?

Z naší zkušenosti plně bezobslužný provoz nejvíce ocení apartmány, Airbnb a malé hotely, které se soustředí na krátkodobé pobyty bez dodatečných služeb. Zákazníkům zde jde většinou pouze o přespání, je proto zbytečné je omezovat otevírací dobou nebo lidským kontaktem.

Fyzické recepce a kombinace se hodí pro větší hotely, které sice potřebují ulehčit práci, ale zároveň nechtějí ztratit kontakt se zákazníkem. Z praxe jsme takto řešili například provoz krakovského hotelu Turnau, který dlouhodobě ubytovává zaměstnance na pracovní cestě i studenty. Přístup do hotelu zde řeší naše Keyguru boxy. Recepční má díky tomu volné ruce pro péči o klienty, navíc se mu výrazně zkrátila pracovní doba.

Keyguru box pomůže s provozem i vašeho hotelu

Stále se nemůžete rozhodnout? Porovnejte si všechna řešení v tabulce

Řešení	Klady	Zápory	Pro koho se hodí
Fyzická recepce	Osobní kontakt, schopnost řešit nečekané situace a speciální přání	Vysoké náklady, nedostatek personálu, noční směna není pro každého	Velké luxusní hotely s komplexními službami
Poloautomatické boxy na klíče	Levné na pořízení, prakticky nulové náklady na údržbu	Možná bezpečnostní rizika, nelze ovládat na dálku, vyžadují obsluhu personálu	Airbnb, apartmány
Automatické chytré zámky	Bez obsluhy, integrovatelné na hotelové systémy, pohodlné pro hosty	Možné technické problémy při nekvalitním řešení, velmi vysoké náklady na výměnu všech zámků	Všechna ubytování, která si mohou investici dovolit
Automatické samoobslužné boxy na klíče	Integrovatelné na hotelové systémy, nízké pořizovací náklady, pohodlné pro hosty všech věkových kategorií	Je třeba správně připravit klíče/karty do boxu	Všechny typy ubytování