Přístupové systémy pro hotely: Jaké jsou možnosti a podle čeho vybírat
Možností, jak svým klientům zajistit rychlé ubytování i check-out, je dnes několik. Liší se technologií i finanční a časovou náročností. Žádné z nich není obecně nejlepší, vždy záleží na detailech. Jaké máte možnosti a podle čeho vybrat na míru řešíme v dnešním článku.
Správně zvolený přístup do hotelu šetří čas i peníze
A je to volba kritická, vzhledem k současnému stavu v sektoru ubytování. Hotely trápí nízká návštěvnost, finanční situaci ohrožují i ceny energií a nedostatek personálu. Navíc podnikům dýchá na paty trend digitalizace, který vyžaduje investice a často rozsáhle změny.
Trh nabízí jednoduchá mechanická řešení i čipové přístupové systémy na bázi RFID
Nabídka je široká a pokrývá veškeré potřeby i cenová rozpětí. Pro přehlednost ji rozdělíme na řešení stojící čistě na lidech, poloautomatická a plně bezobslužná.
Poctivá recepční je nad zlato, ale těžko se hledá
Fyzická recepce je roky osvědčená strategie. Rezervaci vyřídí buď online nebo po telefonu, následně hosty ubytuje, opečovává a nakonec odhlásí. Vše ví z první ruky, pochopí i neočekávané výjimky. Celému hotelu dodává příjemnou lidskou tvář.
Ale ne vždy je to takhle dokonalé. Ubytováním dlouhodobě klesají příjmy a uplatit více než jednu recepční, je pro mnohé nereálná zátěž. Ztěžuje se i samotný nábor. Z personálního hlediska o tuto pozici není moc velký zájem, a proto hoteliéři musí lákat na extra výhody a prémiové platy.
Když už někoho najdete, tak stále není vyhráno. Vychovat si skutečně kvalitní personál chce čas. Celý proces je navíc náchylný na lidské chyby i rozmary, jedna špatná nálada může dramaticky poškodit pověst i zajetého podniku.
Poloautomatická řešení jsou dobrou střední cestou
Poloautomatická řešení mají v oblibě apartmány a Airbnb, které obecně zajišťují krátkodobé pobyty bez dodatečných služeb. Ale využít je mohou i menší hotely.
Z dostupných technologií jsou nejoblíbenější boxy na mechanické zámky. Otevírají se jako zámek na kolo, pomocí otočných číselníků. Ubytování v nich většinou zanechají klíče, nebo kartu a přístupový kód sdělí klientovi. Ten si vše sám vyzvedne, bez časového presu a omezení. Při odchodu klíče/kartu zase vrátí.
I když toto řešení zvládne nahradit recepci a výrazně ušetřit provozní náklady, má také mnoho nevýhod.
Komunikace s klienty je stále závislá na člověku, zabírá čas a otevírá prostor pro chyby. Zároveň, kódy zámků musí majitel pravidelně ručně měnit. Pokud zapomene nebo kombinaci upravuje jednou za čas, tak riskuje bezpečnostní problémy. Kód může kdokoliv sdílet na internetu a umožnit tak přístup i neautorizovaným osobám.
Plně bezobslužná řešení elektronických přístupových systémů jsou nejlákavější alternativou
Díky nejnovějším technologiím zvládnete hotel provozovat i zcela bezkontaktně a automaticky. Recepční nahradí software, klíče zase praktické čipy a karty, fungující na bázi RFID.
Základem jsou integrované hotelové systémy. Díky nim na jediné platformě sledujete údaje o hostech, rezervacích, volných místech, tržbách a administrativě. Některé softwary umožňují i automatickou komunikaci s klienty, která se hodí hlavně při zasílání přístupových kódů nebo instrukcí k ubytování.
Velmi praktické jsou vylepšené moderní boxy. Oproti těm poloautomatickým jsou plně integrovatelné s hotelovými systémy a ovladatelné na dálku. Díky tomu majitel několika kliky okamžitě mění přístupový kód a řeší tak jakékoliv obavy o bezpečnost. Příkladem na českém trhu je Keyguru box.
Předávání klíčů a karet také můžete zcela přeskočit a zakoupit speciální přístupový zámek přímo ke vchodu. Otevírají se opět na kód v jakékoliv podobě, samozřejmostí je plná integrovatelnost. Jejich velkou výhodou je přístup k datům o historii vstupů, díky čemuž víte, kdy a kdo zrovna přišel, i jak dlouhou dobu v ubytování strávil. Příkladem je třeba GateKeeper od Keyguru.
Jaké jsou praktické výhody a nevýhody moderních řešení přístupu do hotelů?
Plně automatizovanou recepcí hotely ušetří i statisíce v provozních nákladech a nemusí řešit personál. V tomto režimu fungují například apartmány White Swan v Praze. Potěší i přívětivé uživatelské rozhraní, které snadno pochopí klient i vedení.
Nevýhod mnoho není. Většina problémů vzniká spíše při nekvalitních řešeních, která nemusí být vzájemně kompatibilní nebo integrovatelná.
Je dobré přístup do hotelu plně automatizovat, nebo jsou lepší kombinace?
Z naší zkušenosti plně bezobslužný provoz nejvíce ocení apartmány, Airbnb a malé hotely, které se soustředí na krátkodobé pobyty bez dodatečných služeb. Zákazníkům zde jde většinou pouze o přespání, je proto zbytečné je omezovat otevírací dobou nebo zbytečným lidským kontaktem.
Fyzické recepce a kombinace se hodí pro větší hotely, které sice potřebují ulehčit práci, ale zároveň nechtějí ztratit kontakt se zákazníkem. Z praxe jsme takto řešili například provoz krakovského hotelu Turnau, který dlouhodobě ubytovává zaměstnance na pracovní cestě i studenty. Přístup do hotelu zde řeší naše Keyguru boxy. Recepční má díky tomu volné ruce pro péči o klienty, navíc se mu výrazně zkrátila pracovní doba.
Keyguru box pomůže s provozem i vašeho hotelu
Stále se nemůžete rozhodnout? Zkuste naši tabulku
| Řešení | Klady | Zápory | Pro koho se hodí |
| Fyzická recepce | Pravý lidský kontakt, schopnost řešit neočekávané výjimky a speciální přání | Vysoké náklady, nedostatek personálu, noční směna není pro každého | Velké luxusní hotely s komplexními službami |
| Polo-samostatná řešení | Levná na pořízení, prakticky nulové náklady na údržbu | Možná bezpečnostní rizika, stále vyžadují obsluhu personálu | Airbnb, apartmány |
| Samoobslužná řešení | Plně samostatná, oproti fyzické recepci výrazně nižší náklady | Možné technické problémy při nekvalitním řešení | Všechny typy ubytování |
