Online check-in v hotelu konečně kompletní – včetně předání klíčů

Aplikace pro online check-in je skvělá věc – urychlí provoz recepce, umožní hostům předem vyplnit osobní údaje nebo rezervaci zaplatit. Ale bezkontaktní check-in stále nebude kompletní, někdo hostům ještě musí předat klíče či kartu od pokoje. A právě od toho je tu Keyguru box.

Díky Keyguru boxu si hosté vyzvednou klíče nebo kartu od pokoje v samoobslužné schránce. Do e-mailu a SMS obdrží přístupový kód ke schránce, kterou si sami otevřou. Ubytují se díky tomu v jakoukoliv denní či noční hodinu. V kombinaci s check-in aplikací tak hostům nabídnete zcela bezkontaktní nonstop recepci.

Host vyplní formulář na online check-in a klíče vyzvedne v boxu. Rychle, pohodlně a bez pomoci personálu.

Rutinní činnosti nechte strojům a využijte recepční pro služby s přidanou hodnotou

Vyplňování papírů a předávání klíčů. Rutinní a nekreativní činnosti často v pracovní náplni recepčních převažují. Bohužel. Přitom byste své zaměstnance mohli využít efektivněji a svým hostům poskytnout mnohem kvalitnější služby. S Keyguru boxem už vaši zaměstnanci nemusejí sedět na recepci a předávat klíče. Místo toho se mohou věnovat užitečnějším činnostem.

Díky 100% bezkontaktnímu check-inu budou mít recepční časovou kapacitu, aby mohli hostům splnit každé přání. Zajištění transferů, výletů a prohlídek okolí, vstupenek na kulturní akce nebo rezervace sportovních aktivit – concierge služby jsou znakem kvalitního hotelu.

Nechte vydechnout přetíženému personálu

Pokud provozujete menší ubytovací zařízení, možná pozici recepčního kombinujete s obsluhou v restauraci. Roznést pár talířů a honem zpět na recepci, kde zvoní nedočkaví hosté, však vůbec nepůsobí dobře.

Díky využití Keyguru boxu pro předání klíčů zvládne recepční obsluhovat v restauraci a nutnou administrativu si dodělá potom. Kvalita vašich služeb vzroste, aniž byste museli hledat další zaměstnance. A svým pracovníkům, kteří byli doteď neustále v poklusu, ušetříte hromadu stresu.

Majitelé malých hotelů už nemusí obstarávat check-in

Ani spoustu majitelů malých hotelů si nikdy neoddychne. Starají se o chod hotelu, veškeré administrativní náležitosti a ve večerních a nočních hodinách ještě čekají na hosty, kteří mají zpoždění. Najímat si totiž víc než jednoho recepčního se jim nevyplatí.

To byl i případ Penzionu Palouček. Manažerka penzionu musela často čekat na hosty až do půlnoci. Recepce fungovala jen do 20 hodin a recepční byli mimopražští. Když se nepodařilo naplánovat přesčasy, musela manažerka vzít noční směnu na recepci nebo hosty odmítnout. Díky Keyguru boxu už chodí domů včas. Navíc jí pomůže vyřešit situace, kdy recepční onemocní.

Dělat v malém podniku zkrátka znamená spoustu stresu. Své o tom ví v resortu Katlov Homes, kde byl manažer ubytování nonstop na telefonu. Najít si klidnou chvilku pro rodinu se mu nedařilo. Chtěl ušetřit stres sobě i správcům areálu, kteří chodí rybařit s hosty. Dříve do Katlov Homes každý host volal a správce musel běžet přes celý areál i 20 minut, aby jim předal klíče. Nově pro všechny hosty zavedli online check-in – po vyplnění formuláře v aplikaci Alfred se hostům automaticky vygeneruje kód k boxu, kde si vyzvednou klíče. Za rok provozu jim Keyguru box ušetřil minimálně 200 telefonátů.

V resortu Katlov už jen správce vloží klíče do boxu a pak se celý den může věnovat rybaření s hosty.

Online check-in v hotelu vyřeší boj s nedostatkem personálu

Po pandemii covidu se mnoho ubytovacích služeb potýká s nedostatkem personálu. Muselo se propouštět, a teď když zase jezdí hodně hostů, není nové zaměstnance kde brát. S tímto problémem se potýkal i hotel Astra. Hostům totiž poskytuje recepci 24/7 a najít dostatek personálu na vykrytí všech směn se nedařilo.

Online check-in v hotelu Astra se spouští od 7 hodin večer, kdy recepční odchází domů. Nemusí tak najímat dalšího člověka na noční směnu. A kdyby hosté přece jen měli s vyzvednutím klíčů jakýkoliv problém, je jim k dispozici pracovník noční ostrahy.

Pro vedoucí recepce v hotelu Astra paní Jarkovskou zavedení online check-inu s Keyguru znamená, že už nemusí pracovat noční směny.

Nabídněte hostům příjezd i v nočních hodinách

Zatímco pro některé hotely je nonstop recepce standard, pro jiné je to luxus, který si nemohou dovolit. Platit recepční celou noc jen kvůli tomu, že čeká na jednoho hosta? Taková situace nastává mimo sezónu v menších hotelech běžně. Platit kvůli nim recepční se rozhodně nevyplatí. Na druhou stranu je škoda hosty odmítat.

Na pozdní příjezdy a noční check-in je Keyguru box naprosto ideální. To zjistili v Hotelu Týnec, kde od října do února omezují provoz recepce jen do 16 hodin. Bez Keyguru boxu to znamenalo spoustu odmítnutných hostů. Teď online check-in v hotelu využívá až 70 % hostů v zimních měsících. Noční příjezdy vyřešil samoobslužný Keyguru box i v Charles Bridge Hostelu a hotelu Amálka.

Bezkontaktní noční check-in si pochvalují hlavně stálí hosté. Když do hotelu přijíždí pravidelně, už ví co a jak, a nechtějí se po náročném dni zdržovat na recepci. Teď si jen vyzvednou klíče ze schránky a hned se můžou na pokoji uložit ke spánku.

Během 5 sekund naťukat kód, vzít klíče a jít spát. Po tom touží většina hostů v nočních hodinách.

Snižte personální náklady

Pokukujete po maximální úspoře? Keyguru box propojený s rezervačními systémy a jejich aplikacemi pro online check-in nabízí unikátní možnost, jak provozovat plně automatizovanou a bezkontaktní recepci bez přítomnosti personálu. Toho využívají například v apartmánech White Swan nebo Katlov Homes.

Keyguru box můžete propojit s:

• Previo a Alfred,
• Reservanto,
• Trevlix,
• Better Hotel,
• Hotel Time,
• Agnis a další.

Jakmile host provede rezervaci, systém mu pošle formulář pro online check-in. Po vyplnění osobních údajů se vygeneruje unikátní kód, kterým si host otevře Keyguru box a vyzvedne klíče. Personál hotelu se tak nemusí o nic starat, vše běží automaticky. Stačí umístit klíče do boxu.

Recepci tak můžete úplně zrušit, ale přesto poskytnete hostům komfort 24/7 check-inu. Nezní to jako řešení, nad nímž jste si dosud lámali hlavu?  S Keyguru boxem měsíčně ušetříte desítky tisíc na mzdových nákladech, které můžete investovat jinde. Když budete mít v týmu recepčních o člověka méně, dělá to ročně kolem půl milionu korun. A to už je znát.

Chcete se dozvědět o Keyguru boxu více informací? Nechte nám na sebe kontakt, zavoláme vám a vysvětlíme podrobnosti.