Je 7:20 ráno. Zaměstnanec má vyjet na služební cestu, ale klíče od auta nejsou k dispozici, protože fleet manager ještě nedorazil. Volání, zprávy, čekání.
Večer se podobná situace opakuje – klíče není komu vrátit, a tak končí „někde schované“. Druhý den se znovu hledají a řeší, kdo má vlastně auto převzít.
Tohle není výjimka. To je běžná realita firem, které využívají sdílená vozidla. A právě proto vzniklo propojení Keyguru a SmartFP.
Jeden proces: od rezervace po předání klíčů
Keyguru boxy a systém SmartFP společně propojují rezervaci vozidla s automatickým předáním klíčů do jednoho funkčního procesu.
SmartFP je low-code platforma, která pomáhá digitalizovat firemní procesy. V tomto případě slouží jako přehledný systém pro rezervaci a správu vozového parku. Keyguru se zase stará o bezpečné a automatizované předání klíčů.
Výsledek? Jeden navazující proces bez telefonátů, čekání a zbytečných prostojů.
Jak SmartFP pomáhá fleet managerům?
Celý proces začíná rezervací vozidla. Zaměstnanec si jednoduše požádá o auto, systém zkontroluje dostupnost vozidel a automaticky odešle žádost ke schválení podle pravidel konkrétní firmy.
Požadavek tak může projít například přes nadřízeného a následně k fleet managerovi, který má jasný přehled o tom:
- kdo vozidlo využívá,
- kdy je k dispozici,
- kdo žádost schválil,
- jak celý proces proběhl.
Velkou výhodou je možnost přizpůsobení konkrétnímu prostředí firmy. SmartFP lze napojit na existující systémy, například Active Directory nebo Microsoft Azure. Přihlášení i správa uživatelů tak odpovídají běžnému firemnímu standardu.
K dispozici je také možnost on-premise provozu, tedy nasazení přímo u zákazníka.
Když se připojí Keyguru
Keyguru box slouží k automatizovanému výdeji a příjmu klíčů. Instaluje se přímo ve firmě a funguje bezobslužně a nonstop.
Každý klíč včetně dokladů je uložený v samostatné schránce. Přístup probíhá přes jednorázový PIN kód, který zaměstnanec obdrží automaticky po schválení rezervace ve SmartFP.
To v praxi znamená:
- Klíče dostupné 24/7 – vyzvednutí kdykoliv: ráno, večer nebo o víkendu.
- Přehled o každém pohybu klíčů – evidence každého vyzvednutí i vrácení.
- Bez závislosti na konkrétní osobě – fleet manager nemusí být vůbec přítomný.
- Méně chyb i rutiny – žádné schovávání klíčů ani zjišťování, kdo má auto a kdy ho vrátí.
Jak funguje celá logistika předávání aut?
- Zaměstnanec odešle žádost o vozidlo.
- Systém ověří dostupnost a spustí schválení.
- Po schválení přijde PIN a instrukce k převzetí.
- Uživatel si vyzvedne klíče v Keyguru boxu.
- Po návratu je stejným způsobem vrátí.
Žádné telefonáty, čekání ani ruční evidence. Vše funguje automaticky.
Zkušenosti přímo z fleetové praxe
Ve firmách, které využívají Keyguru pro správu a předávání klíčů od sdílených vozidel, se opakuje podobný scénář: méně operativy, méně telefonátů a výrazně jednodušší každodenní provoz.
Zaměstnanci si vyzvedávají klíče samostatně kdykoliv potřebují, bez závislosti na konkrétním člověku. Fleet manageři mají zároveň jasný přehled o tom, kdo má vůz zapůjčený, kdy si klíče převzal a kdy je vrátil.
Fleet managerka Hana Hronková z CCS popisuje stav před nasazením Keyguru otevřeně: „Dřív jsme se museli osobně scházet a klíče si předávat ručně. Měla jsem je v kanceláři, takže večerní nebo víkendové předávky byly obrovský problém. Občas jsme si pomáhali i tajnými schovkami, což ale nebylo vůbec ideální.“
Podobnou zkušenost má i fleet manager Lukáš Pavlík z Innogy, který spravuje více než 200 vozidel včetně sdílených aut: „Keyguru si můžete představit jako dalšího kolegu, který nemusí spát, nepotřebuje přestávky a má k dispozici všechny klíče i doklady od vozidel. Jediné, co vyžaduje, je připojení na internet.“
Když software a hardware spolupracují
Firmy často řeší zvlášť rezervační systém a fyzické předávání klíčů. Výsledkem bývá více nástrojů, více ruční práce a více prostoru pro chyby.
Propojení SmartFP a Keyguru naopak spojuje kvalitní software s kvalitním hardwarem do jednoho funkčního celku. Rezervace, schválení, převzetí vozidla i vrácení klíčů na sebe přirozeně navazují.
Správa sdílených vozidel tak nemusí stát na telefonátech, předávání z ruky do ruky a ruční evidenci. Díky integraci SmartFP a Keyguru získají firmy přehlednější proces, méně operativy a větší kontrolu nad každodenním provozem.
Jednoduše řečeno: správné auto pro správného člověka ve správný čas a bez zbytečných komplikací.
Pro koho je řešení vhodné?
Největší přínos má integrace SmartFP s Keyguru pro firmy, které:
- mají více sdílených vozidel,
- fungují ve více pobočkách,
- potřebují provoz i mimo pracovní dobu,
- řeší časté střídání řidičů,
- chtějí snížit závislost na konkrétní osobě.
Typicky jde o role jako fleet manager, operations manager nebo facility management.
Společné řešení přináší firmám:
- návaznost kroků od rezervace po převzetí klíčů,
- přehlednější správu vozového parku,
- jasně nastavené schvalování,
- menší administrativní zátěž,
- méně telefonátů a operativy,
- úsporu času i nákladů.
U menších vozových parků (cca 20-25 sdílených vozidel) se v praxi běžně pohybuje úspora času fleet managera v rozmezí 10-20 hodin měsíčně.
