10 hodin
úspora měsíčně na 4 sdílená auta
Společnost CCS chtěla vyřešit problém s předáváním klíčů u svého vozového parku.
Vše totiž záviselo na osobní přítomnosti fleet & office manažerky Hany Hronkové a manuálním předávání klíčů. To znamenalo složité domlouvání, i mimo pracovní dobu, a nulovou flexibilitu. Díky propojení systému Carnet a Keyguru boxů se podařilo celý proces plně zautomatizovat a hlavně zjednodušit.
CCS
Společnost je dlouholetým lídrem v oblasti palivových karet, elektromobility a správy firemních vozidel. Pomáhá firmám optimalizovat provoz vozového parku, kontrolovat náklady a efektivně řídit firemní flotilu.
„Dřív jsme se museli osobně scházet a klíče si předávat ručně. Měla jsem je v kanceláři, takže večerní nebo víkendové předávky byly obrovský problém. Občas jsme si pomáhali i tajnými schovkami, což ale nebylo vůbec ideální.“
1. Výzvy a problémy
Ještě před zavedením automatizovaného systému probíhalo předávání klíčů v CCS manuálně, což přinášelo řadu komplikací:
- Klíče od firemních vozidel byly uloženy v zamčené kanceláři a přístup k nim měla pouze jedna osoba – fleet & office manažerka Hana Hronková.
- Každá rezervace vozidla vyžadovala osobní setkání, často mimo pracovní dobu.
- Zaměstnanci si klíče občas předávali neformálně, což vedlo ke ztrátě přehledu o tom, kdo má vůz aktuálně zapůjčený.
- Předávání klíčů při brzkých ranních nebo víkendových cestách bylo složité a frustrující pro všechny zúčastněné.
- Docházelo ke zbytečným časovým prodlevám a neefektivitě celého procesu.
2. Řešení
Kombinace systému Carnet a Keyguru boxů přinesla zcela nový způsob správy firemních vozidel – automatizovaný, přehledný a dostupný kdykoli.
- Zaměstnanec si v systému Carnet zarezervuje konkrétní vozidlo na potřebný čas.
- Do e-mailu obdrží potvrzení rezervace spolu s unikátním kódem ke Keyguru boxu.
- Klíče si vyzvedne a vrátí zcela samostatně, bez nutnosti kontaktu s fleet manažerkou.
- Vše je vázáno na individuální login a přesný čas rezervace, takže systém jasně sleduje, kdo má v danou chvíli vůz zapůjčený.
V boxech se kromě klíčů od vozidel nachází také klíče od skladu s autopříslušenstvím, což dále rozšiřuje možnosti jeho využití.
3. Výsledky
Zavedení propojeného systému Carnet + Keyguru se v praxi osvědčilo okamžitě. Zjednodušilo procesy, ušetřilo čas a přineslo vyšší spokojenost zaměstnanců i vedení.
- Odpadla nutnost fyzického předávání klíčů.
- Správa flotily se zrychlila a zpřehlednila.
- Fleet manager má plnou kontrolu nad pohybem klíčů, a může se tak věnovat podstatnějším úkolům místo rutinní administrativy.
Zaměstnanci si mohou vyzvednout auto kdykoli, i mimo pracovní dobu. Oceňují samoobslužnost a jednoduchost systému – pro většinu z nich se už stal samozřejmostí.
„Rozhodně největší výhodou je, že tady fyzicky nemusím být přítomná zrovna ve chvíli, kdy někdo potřebuje referenční vozidlo. Automatizace šetří čas a zajišťuje moji zastupitelnost. Naši zaměstnanci zas oceňují hlavně flexibilitu a úsporu času.“
Hana Hronková, fleet & office Manager společnosti CCS.
Moderní řešení v podobě propojení systému Carnet a Keyguru boxů zajišťuje bezchybný, pohodlný a jednoduchý provoz firemních flotil. Automatizované předávání klíčů šetří čas i starosti, přináší jasný přehled o využití vozidel a odlehčuje jak fleet managerům, tak zaměstnancům, kteří si vůz půjčují. Chytré technologie zkrátka dělají firemní mobilitu plynulejší než kdy dřív.
