V rodinnom hoteli Fortna suploval personál reštaurácie prácu recepcie. Bezobslužný check-in s Keyguru boxmi všetko vyriešil a zoštíhlil náklady

Malý rodinný hotel Fortna v centre Chrudimi riešil dilemu. Chod recepcia a check-in hostí zabezpečovali
servírky z hotelovej reštaurácie. To spôsobovalo problémy počas obedovej a večernej špičky, zahlcovalo personál a prinášalo menší komfort služieb pre hostí. Keď boli majitelia z prevádzkových dôvodov v roku 2023 nútení reštauráciu zavrieť, zvažovali, čo ďalej. Mzdové náklady na samostatnú recepčnú boli vysoké a pozícia by nebola úplne vyťažená. Technické riešenie s generovanými PINmi zase bolo pre mnohých konzervatívnych hostí príliš pretechnizované. Užitočným kompromisom bolo zavedenie bezobslužnej recepcie s Keyguru boxmi, vďaka ktorým sa prichádzajúci môžu ubytovať kedykoľvek, aj neskoro večer, a dostanú hotelovú kartu, na ktorú sú zvyknutí.

Komorný butikový hotel Fortna leží v samom srdci Chrudimi, niekoľko desiatok metrov od hlavného námestia a všetkého mestského ruchu i služieb, ktoré toto východočeské mesto ponúka. Štýlové ubytovanie je umiestnené v cennej historickej budove zo 16. storočia a samotný názov „fortna“ pripomína, že objekt bol súčasťou nižších obranných hradieb mesta. Hosťom je k dispozícii ubytovanie v 13 izbách s dobovým charakterom vrátane zaujímavostí v podobe apartmánu so spálňou v podkrovnej veži alebo izbou Deluxe s vysokými stropmi a vstavaným dreveným spacím poschodím. Vďaka výhodnej centrálnej lokalite a bezplatnému parkovaniu je obľúbenou destináciou najmä pre biznisovú klientelu, ktorá ubytovanie pravidelne využíva v rámci svojich kratších služobných ciest. Manažéri a tzv. korporáti zaisťujú prevažnú časť obsadenosti hotela počas pracovného týždňa.

 

Hotel Fortna ponúka zaujímavý dobový dizajn aj moderné technologické zázemie

 

Obchodní cestujúci sú náročná cieľová skupina, ktorá si vyžaduje patričný komfort a kvalitu služieb. Aj napriek tomu, že sa hotel Fortna nachádza v historických priestoroch, ktoré často limitujú stavebné možnosti jednotlivých izieb, podarilo sa majiteľom skĺbiť štýlový charakter zariadenia a moderné technické zázemie štvorhviezdičkového štandardu. Recenzie na OTA rezervačných portáloch – ako je Booking, Expedia a ďalšie, vyzdvihujú okrem polohy hotela najmä ochotu personálu, kvalitu stravovania a práve účelné a technicky funkčné zázemie pre služobné cesty.

Kombinovaná funkcia recepcie a personálu reštaurácie mala svoje limity

Rodinný hotel s niekoľkými izbami disponuje iba obmedzeným množstvom zamestnancov a je bežnou praxou, že využíva kumulované pozície. V hoteli Fortna sa prichádzajúcim hosťom pri check-ine venovali zaškolené servírky hotelovej reštaurácie, ktoré zabezpečovali zapísanie klientov do rezervačného systému a odovzdanie hotelových kariet od izby. V čase najväčšej vyťaženosti, teda v čase raňajok, večerí alebo počas akcií to spôsobovalo buď fronty na recepcii alebo oneskorenie obsluhy počas servisu, čo nebolo ideálne. K zásadnému zlomu došlo, keď sa manažment rozhodol v januári 2023 zavrieť celodennú prevádzku reštaurácie a bolo potrebné nájsť riešenie príchodov.

 

Keyguru box nahradil recepciu bez obmedzenia komfortu hostí.

 

„“Zavrieť po dvanástich rokoch reštaurácii bolo veľmi zložité osobné aj manažérske rozhodnutie. Po neľahkom období počas čovidu a kvôli rastúcej inflácii ale bolo stále ťažšie udržať prevádzku reštaurácie v čiernych číslach v kvalite, ktorú sme hosťom chceli poskytovať. Pri vyriešení chodu recepcia pre nás bol zásadným kritériom komfort hostí, ktorý sme nechceli nijako ohroziť. A samozrejme rozumné náklady a efektivita prevádzky. Variant bezobslužnej recepcie s Keyguru boxmi zaškrtla obe kolónky,“ vysvetľuje Bc. Marie Hlinková MBA, spolumajiteľka hotela Fortna.

V hre bolo aj riešenie s generovaním jednotlivých PIN kódov na vstup do budovy aj do izby, na ktorej mal hotel už k dispozícii inštalované technológie. Prax ale ukázala, že systém je pre mnohých hostí príliš technický, komplikovaný a konzervatívna klientela preferuje klasické hotelové karty, na ktoré sú pri cestovaní zvyknutí.

Inštalácia boxov si vyžiadala na strane hotela posilnenie Wi-Fi signálu a zabezpečenie drobných elektrikárskych prác. Z bezpečnostných dôvodov tiež manažment pridal kamerový systém pri boxoch. V spolupráci s Keyguru hotel zaistil preškolenie personálu a upravil komunikáciu smerom k hosťom.

Ekonomické i prozákaznícke: 24/7 telefonická SOS podpora pre hostí a recepcia len 2 hodiny denne

Samotná integrácia s hotelovým systémom Better Hotel prebehla bez problémov, vďaka automatizácii sa PIN kódy generujú v deň príchodu klientom do e-mailu a personál len pripraví hotelové karty do príslušných priehradiek podľa nájazdov hostí. Recepcia je otvorená iba počas raňajok v čase od 7:30 do 9:30 pre osobnú komunikáciu s hosťami a nákup dodatočných služieb. Ako podpora ubytovaným funguje non stop pracovník hotela na telefóne pre prípadné riešenie nečakaných situácií a problémov. Okrem rezervácií, ktoré sa menia, využíva hotel v boxe aj jednu „univerzálnu“ stálu priehradku vyhradenú pre zamestnancov konkrétnej firmy, ktorí ubytovanie využívajú opakovane.

 

 

„Bez dobrého technického riešenia by sme nemohli vôbec pristúpiť na prevádzku hotela bez reštaurácie, Keyguru nám vyriešil základné fungovanie. Pre malé hotely je držanie nepretržitej 24-hodinovej recepcie nákladovo neudržateľné. Po menšom technickom zádrheli pri inštalácii sa všetko hladko rozbehlo. Oceňujem tiež spoľahlivý zákaznícky servis,“ hovorí Marie Hlinková.

Samoobslužný check-in teraz využíva okolo 95% hostí, v ojedinelých prípadoch skupinových rezervácií vyzdvihuje prístupové karty osobne napríklad asistentka firmy.

Samoobslužná recepcia je nový štandard moderného cestovania, 90% hostí víta flexibilitu

„Všeobecne sme sa obávali reakcie hostí, ale milo nás prekvapilo, že väčšina s tým nemala problém. Naopak, boli radi, že sa nemusia viazať na otváraciu dobu recepcie, a zmeny ocenili. Ovládanie je intuitívne a klienti už berú samoobslužný check-in ako štandard, na ktorý sú v čase cestovania zvyknutí. ným servisom počas raňajok,“ hodnotí Marie Hlinková.

Zaujalo vás riešenie automatizácie recepcie v hoteli Fortna? Radi by ste svojim hosťom ponúkli niečo navyše a ušetrili náklady na fyzickú recepciu tam, kde sa to neoplatí?