10 hodín
úspora mesačne na 4 zdieľané autá
Spoločnosť CCS chcela vyriešiť problém s odovzdávaním kľúčov vo svojom vozovom parku.
Všetko totiž záviselo od osobnej prítomnosti fleet & office manažérky Hany Hronkovej a manuálneho odovzdávania kľúčov. To znamenalo zložité dohováranie, aj mimo pracovného času, a nulovú flexibilitu. Vďaka prepojeniu systému Carnet a Keyguru boxov sa podarilo celý proces plne zautomatizovať a hlavne zjednodušiť.
CCS
Spoločnosť je dlhoročným lídrom v oblasti palivových kariet, elektromobility a správy firemných vozidiel. Pomáha firmám optimalizovať prevádzku vozového parku, kontrolovať náklady a efektívne riadiť firemnú flotilu.
„Predtým sme sa museli osobne schádzať a kľúče si odovzdávať ručne. Mala som ich v kancelárii, takže večerné alebo víkendové odovzdávky boli obrovský problém. Občas sme si pomáhali aj tajnými schovkami, čo ale nebolo vôbec ideálne.“
1. Výzvy a problémy
Ešte pred zavedením automatizovaného systému prebiehalo odovzdávanie kľúčov v CCS manuálne, čo prinášalo množstvo komplikácií:
- Kľúče od firemných vozidiel boli uložené v zamknutej kancelárii a prístup k nim mala iba jedna osoba – fleet & office manažérka Hana Hronková.
- Každá rezervácia vozidla vyžadovala osobné stretnutie, často mimo pracovného času.
- Zamestnanci si kľúče občas odovzdávali neformálne, čo viedlo k strate prehľadu o tom, kto má vozidlo aktuálne zapožičané.
- Odovzdávanie kľúčov pri skorých ranných alebo víkendových cestách bolo zložité a frustrujúce pre všetkých zúčastnených.
- Dochádzalo k zbytočným časovým oneskoreniam a neefektivite celého procesu.
2. Riešenie
Kombinácia systému Carnet a Keyguru boxov priniesla úplne nový spôsob správy firemných vozidiel – automatizovaný, prehľadný a dostupný kedykoľvek.
- Zamestnanec si v systéme Carnet zarezervuje konkrétne vozidlo na potrebný čas.
- Do e-mailu dostane potvrdenie rezervácie spolu s unikátnym kódom ku Keyguru boxu.
- Kľúče si vyzdvihne a vráti úplne samostatne, bez nutnosti kontaktu s fleet manažérkou.
- Všetko je viazané na individuálny login a presný čas rezervácie, takže systém jasne sleduje, kto má v danej chvíli vozidlo zapožičané.
V boxoch sa okrem kľúčov od vozidiel nachádzajú aj kľúče od skladu s autopríslušenstvom, čo ďalej rozširuje možnosti jeho využitia.
3. Výsledky
Zavedenie prepojeného systému Carnet + Keyguru sa v praxi osvedčilo okamžite. Zjednodušilo procesy, ušetrilo čas a prinieslo vyššiu spokojnosť zamestnancov aj vedenia.
- Odpadla nutnosť fyzického odovzdávania kľúčov.
- Správa flotily sa zrýchlila a sprehľadnila.
- Fleet manager má plnú kontrolu nad pohybom kľúčov, a môže sa tak venovať podstatnejším úlohám namiesto rutinnej administratívy.
Zamestnanci si môžu vyzdvihnúť auto kedykoľvek, aj mimo pracovného času. Oceňujú samoobslužnosť a jednoduchosť systému – pre väčšinu z nich sa už stal samozrejmosťou.
„Rozhodne najväčšou výhodou je, že tu fyzicky nemusím byť prítomná práve vo chvíli, keď niekto potrebuje referenčné vozidlo. Automatizácia šetrí čas a zaisťuje moju zastupiteľnosť. Naši zamestnanci zas oceňujú hlavne flexibilitu a úsporu času.“
Hana Hronková, fleet & office Manager spoločnosti CCS.
Moderné riešenie v podobe prepojenia systému Carnet a Keyguru boxov zaisťuje bezchybnú, pohodlnú a jednoduchú prevádzku firemných flotíl. Automatizované odovzdávanie kľúčov šetrí čas aj starosti, prináša jasný prehľad o využití vozidiel a odľahčuje ako fleet manažérom, tak zamestnancom, ktorí si vozidlo požičiavajú. Inteligentné technológie skrátka robia firemnú mobilitu plynulejšou než kedykoľvek predtým.
